Digital bogføring

I virksomhedens værdikæde er der de primære og sekundære aktiviteter. De primære er virksomhedens motor og det der generer omsætningen. De sekundære aktiviteter er støtte aktiviteter som virksomhedens økonomisystem og de menneskelige ressourcer i økonomifunktionen.

Det er økonomifunktionen der danner grundlag for virksomhedens økonomistyring og måling af indtjening. Ligeledes skal økonomifunktion indsamle tilstrækkelig data for, at kunne udarbejde et eksternt regnskab, indberette moms og indgive skatteoplysninger på oplysningsskemaet.

Når man ser på virksomhedens interessenter, så udløser alle interessenter transaktioner ud og ind i virksomheden. Det er transaktioner der alle skal registreres i økonomisystemet, og efterfølgende passerer de virksomhedens bank.

I den forbindelse er mange manuelle arbejdshandlinger økonomi funktionen varetager og derfor er det interessent, at kigge på optimeringen af økonomifunktionens traditionelle arbejdsgange fra manuelle processer til lidt mere digitale.

Det er uundgåeligt at fjerne alle menneskelige ressourcer til håndtering af økonomi funktionen, men for udvalgte kategorier i virksomhedens interessent gruppe, kan det måske op til 90-95 % af transaktionerne digitaliseres.

Digitalisering af løn bogholderi
For udarbejdelse af lønnen, så sker det som ofte via et lønbureau, og hertil er der muligheder for at kunne automatiserer bogføringen af lønnen, samt at tildele medarbejderne applikationer, hvor de selv indberetter lønnen, hvortil lederen godkender lønnen til udbetaling.

Digital bogføring af leverandør faktura
Opsamling af leverandør fakturaer via digitale applikationer, gør det muligt at indsamle alle væsentlige data til bogføringssystemet, således at alle dine leverandører som hidtil har sendt fysisk og fakturaer på e-mail, i stedet kan sende ind til en applikation. Denne applikation ”plukker” data til bogholderiet ud, så indkøbet havner på den gældende leverandør og efterfølgende varelager/vareforbrug. 

Digitalisering af leverandør betaling
Når leverandør fakturaen er registreret, er alle betalingsoplysninger givet på leverandøren/fakturaen og herved kan der ved f.eks. brug af e-conomic’s foretages udlæsning af udbetalingsfiler, der efterfølgende indlæses i netbanken. Herved opnår man en væsentlig tidsbesparelse og sikkerhed for, at manuelle tastefejl elimineres.

Der findes også andre applikationer der tager det skridtet videre, hvor applikationen tilbyder automatiske overførsel til netbanken. Ved denne løsning vil den ansvarlige betalingsgodkender via en app på mobilen skulle godkende betalingerne.

Digitalisering af rejsebilag og medarbejderudlæg
Kreditkort udbyderen Pleo hjælper virksomheder med, at håndtere bilag og automatiske overfører indkøbene til virksomhedens økonomisystem. Fordelen ved denne løsning er, at medarbejderen skal tage et billede af kvitteringen, og dette billede hæftes på transaktionen, der overføres til bogføringssystemet.

Ved at have Pleo som løsning, kan alle medarbejder have et kort, hvorved man undgår den løbende rejseafregning, medarbejderudlæg over lønnen. Mængden af bilag der mistes bør også blive signifikant mindre og dertil vil det kunne forbedre virksomhedens mulighed for at løfte moms- og skattefradrag.

Digital bogføring af kundeindbetalinger
Sender din virksomhed mange fakturaer og er der flere betalingsløsning for kunder eller medlemmer for f.eks. en forening, kan der med farpay opnås en markant tidsbesparelse i afstemning af debitorindbetalinger og ligeledes rykkerstyringen. Dette kan farpay løse via deres modul der samler alle indbetalings løsning og samtidig sender en meddelelse retur til økonomisystemet, og udligner gældende debitortilgodehavende.

Dette giver en effektiv debitorstyring og vil forbedre likviditeten for en hver virksomhed eller forening der har brug for et gældende setup.

Digitalisering af webshopordre og webshopindbetalinger
Driver du en webshop eller fysisk butik, vil et program som storebuddy kun løse og effektivisere hele flowet fra salget i butikken over til bogføringssystemet. De væsentligste udfordringer for en webshop er som ofte, salg i forskellige valuta kurser og salg i forskellige momskoder. Her binder storebuddy webshoppen og bogføringssystemet sammen og registrere alt de rigtige steder.

Den anden problemstilling storebuddy også løser er de indbetalinger virksomheden modtager, der kommer fra forskellige betalingskanaler, der alle modregner deres ydelse (gebyrer) i udbetalingen til virksomheden, som kan volder problemer i afstemningen.

   
Optimering af handel i udenlandsk valuta
November First ”International service payment” er et Dansk start-up der tilbyder gennemsigtighed på udlands betalinger. Denne kender kursen øjeblikket og gebyrer vil for nogen være lavere end det de betaler i deres bank.

For virksomheder med mange udenlandske betalinger kan dette være et godt alternativ til den eksisterende løsning i virksomhedens nuværende bankarrangement. November First’s løsning tilbyder ligeledes, at returnere betalingsdata retur til bogføringssystemet.