Revisor bogføring
Udviklingen i måden man bogfører på har flyttet sig de sidste 10 år for de mindre virksomheder. Lanceringen af online regnskabsprogrammer der gjort det billigt og tilgængeligt for virksomhedsejerne, de kan selv anskaffe bogføringsprogrammet og foretage bogføringen semiautomatisk eller manuelt. I forlængelse af online bogføringsprogrammers indtræden er der lanceret applikationer der håndterer bilag/fakturaer og kan semiautomatiske konterer og bogfører bilag.

Før dette var det reelt kun bogholdere eller kompetente virksomhedsejere der selv foretog konteringen, og i dag er det så muligt semiautomatiske at foretag bogføring ved, at virksomhedsejeren for eksempel uploader en faktura/kvittering enten som billede eller original dokument. Her kan de fleste økonomiprogrammer opsamle data fra bilaget som kan anvendes efterfølgende i konteringen.

Fordelen her er klart minimering af fejl ved indtastningen af bilaget, da det er en robot der i stedet for et menneske der læser, opsamler og indtaster. Overbygningen på den funktion er, når debitor og kreditor direkte fra deres økonomisystemer kan sende fakturaer til hinanden uden nogen form for menneskelig involvering.

Ulempen ved den semiautomatiske funktion er netop manglende kompetent involvering af en bogholder eller revisor løbende i bogføringen. Det betyder, at fuldstændigheden forsvinder og når virksomhedsejeren selv foretager bogføringen bliver der glemt mange posteringer der er relevante for regnskabet. Modsætningen til dette er, når der forekommer bogførte poster der ikke vedrører virksomheden, enten fordi de er private eller omkostningen vedrører andre virksomheder.

Involvering af en bogholder kan løfte kvaliteten i den grundlæggende bogføring ved at opsætte og tilpasse kontoplanen, samt at danne nogle regler og rammer for bogføringen således denne er med til at sikrer, at de grundlæggende forudsætninger overholdes i regnskabsaflæggelsen.

Bogholder årsafslutning
I årsafslutningen skal bogholderen være med til at sikrer årsregnskabsloven grundlæggende forudsætninger overholdelses, ved netop at rydde op i bogføringen, sikrer at bogføringen er afstemt og korrekt konteret.

Det er netop de grundlæggende forudsætninger om periodisering, konsistens, kontinuitet og bruttoprincipperne i årsregnskabsloven der ofte kan ses brudt i en bogføring foretaget af en virksomhedsejer. Indtægter og omkostninger ligger ikke i rigtig perioder, bogføringsposter der har sammenhæng til hinanden kan være sammenlagt og stride imod bruttoprincippet. Det ene år kan der f.eks. være bogført samme type udgift under administration og det andet år under personaleomkostninger, herved bryder man kontinuiteten. Disse udfordringer opstår fordi ikke fagpersoner selv foretager valgene i bogføringsprogrammet, men også fordi at nogle udvalgte økonomiprogrammer kan komme med forslag til valg af kontering, der kan baserer sig på andre brugeres tidligere valg eller informationer på selve bilaget, hvilke kan resulterer i forkerte konteringsvalg i kontoplanen.

Bogholderens rolle i årsafslutningen er væsentlig i forhold til, at finde og rette fejl inden revisor skal inde og revidere eller opstille regnskabet.

Bogholderen kan i forskellige niveauer bidrage til årsafslutningen, særligt i forhold til indsamlingen af materiale og afstemning af balancen. En del bogholdere er fagligt stærke i løn og lønprogrammer, derfor vil det være en fordel at anvende en lønbogholder til opsætning af lønprogram med udgangspunkt i lønkontrakterne, sikre korrekt lønkørsler og overførsel af løn til bogholderiet og e-indkomst sker korrekt.

Afstemning og oprydning i debitor og kreditor kartotek vil også være en bogholder opgave, her ses det ofte af disse kartotekker ikke stemmer til finansbogholderiet, og det skyldes fejl foretaget i året, som virksomhedsejeren ikke har været opmærksom på. Der kan reelt ligger skjult indtægt/udgifter og også være forhold der kan have indvirkning på momstilsvaret.

Regnskabsmæssige skøn for poster i balancen overlades typisk til revisor til at vurdere, ligeledes med lageroptælling, håndtering af anlægskartotekker fordi der er sammenkobling til skattemæssige afskrivninger og udskudt skat, det samme gælder for koncernmellemværende, hensættelser osv.

Bogholder årsregnskab
En bogholder må og kan udarbejde årsregnskabet/årsrapporten, det er stadig kun revisor der kan påtegne revisorerklæringen. Når der er involveret en godkendt revisor foretager revisionsvirksomheden også opstillingen af regnskabet i et af deres årsafslutningsprogrammer samtidige med revisoren reviderer regnskabet. I denne givende situation er bogholderen kun med frem til årsafslutningen, er der fravalgt revision og virksomheden ikke gør brug af en revisor, kan ledelsen selv vælge at udarbejde og opstille årsrapporten ved hjælp fra en bogholder.

Det vil kræve at virksomheden har et simpelt regnskab og at ledelsen selv har indsigt i årsregnskabsloven eller i hvert fald selskabets bogholder besidder disse kompetencer. I de tilfælde kan det muligvis være en fordel, f.eks. hvor en virksomhed ikke har haft noget eller meget begrænset aktivitet, og derfor ikke har pengemidler til at betale en revisor og der reel set ikke er noget arbejde hvor kan gøre en væsentlig forskel fremfor en bogholder, da der i disse situationer ofte kun er meget få formalia og indberetningerne der skal foretages.

Øges aktiviteten for virksomheden begynder kompetencerne hos den gennemsnitlige bogholder at være for begrænset, så en bogholder ikke længere kan udfører arbejdet ved årsrapporten og skattebilaget. Bogholderen kan lave årsregnskabet/årsrapporten og indsende det til Erhvervsstyrelsen og ligeledes indsende oplysninger fra skattebilaget til virksomhedens oplysningsskema i skattemappen. Det er der principielt ikke noget til hinder for, der skal for årsrapporten være fravalgt revision og oplysningsskemaet skal der her meddelelse om, at der ikke er gjort brug af revisor ved udarbejdelse af skattebilaget, og at det er i stedet er ejeren/indehaveren der selv har gjort det.

Bogholderassistance
Virksomheden har i stedet gjort brug af bogholderassistance, og som nævnt tidligere vil bogholderassistance til bogholderiet være en stor fordel selvom virksomhedsejerne anvender e-conomic, billy eller dinero der tilbyder en masse hjælpe værktøjer til at lave bogføringen korrekt. Det er bare ikke altid tilstrækkeligt, bogholderi assistance kommer i mange former og kan ansættes inhouse eller outsources til en ekstern bogholder.

Hjælp til bogholderiet
Den eksterne bogholder koster i omegnen af 300-500 ekskl. moms i timen og prisen afspejler geografisk placering og det faglige niveau, derfor kan man som virksomhedsejer også her sondre lidt om hvilke type arbejdsopgaver den freelance bogholder skal udfører.

Skal der sorteres og opsamles fakturaer, sættes til betaling og rykke kunder for indbetalinger, her vil det regnskabsmæssige, ansættelses- og skatteretlige aspekter ikke fylde ligeså meget, og opgaven har mere karakter af almindelig kontoradministration, og hermed kan kompetence kravene sænkes og ligeledes skal virksomhedsejerens forventning til timeprisen også være lavere.

Kontoradministration og rutinepræget opgaver i bogholderiet, der er medarbejderne i stor konkurrence med kontor robotterne, men som så mange andre opgaver skal volumen op i vis mængde før at break even punktet rammes, og når det sker skal virksomhederne optimerer deres administrative opgaver ved at implementerer kontor robotterne til at holde omkostningerne nede og sikrer høj kvalitet i rutinepræget opgaver, der netop pga. deres rutine kan udsættes for større fejlrisiko fra medarbejdere i kraft af manglende interesse og fokus.

Niveauet højere end den almindelige kontormedarbejdere er en bogholder der kan konterer i bogføring og samtidige kunne styre og ajourføre kreditor- og debitorkartotekker løbende og f.eks. håndtering af varelager. Skal niveauet endnu højere op skal bogholderen være stærk i ansættelsesret, lønkørsler, besidder grundlæggende kompetencer omkring moms- og skattefradragsregler. Skellet mellem den rigtige dygtige bogholder og en revisorassistent ligger mellem, når bogholder f.eks. kan afslutte regnskabet helt frem til skattebilaget uden nødvendigvis at kunne reviderer regnskabet.

Bilag i bogholderiet
Bogholderen vigtigste rolle er gennemlæsning af bilag i bogholderiet, sikrer at alt er konteret korrekt og at virksomhedens bogføring overholder bogføringsloven, og anden lovgivning. Bogføringspligten gælder for erhvervsdrivende virksomheder etableret her i landet af enhver art uanset ejer- eller hæftelsesforhold samt erhvervsaktiviteter, der udøves her i landet af virksomheder, som er hjemmehørende i udlandet. Derfor skal man som bogholder også meddele virksomheden i vigtigheden i, at ejeren sikrer at regnskabsmateriale behandles behørigt og altid er i sådan stand, at det kan bogføres.

Ved at i agttage dette, vil virksomheden opfylde kravet i bogføringsloven om, at transaktionssporet forstås den sammenhæng, der er mellem de enkelte registreringer og den bogføringspligtiges årsregnskab, skatte- eller afgiftsopgørelse, tilskudsregnskab eller tilsvarende regnskabsopstilling. Hertil er bilaget herunder ind- og udgående kvitteringer/fakturaer er beset af et system og altid kontrolleret af en bogholder eller revisor. Herved foregår der løbende korrekt registrering af disse transaktioner og i forbindelse med at transaktionen bogføres i regnskab, er udviklingen mere at bilaget opbevares digitalt enten i økonomiprogrammet eller et online arkiv i skyen (cloudbaseret arkivering).

Det forekommer stadig at virksomhederne i segmentet enkeltmandsvirksomheder, iværksættere og hovedaktionærselskaber printer alle bilag og indsætter disse i ringbind. For nogen er det nemmere og hurtigere, men udfordringen for denne form for opbevaringen er omkostningerne, pladsanvendelse, men allermest at opbevaringspligten er på 5 år, kvaliteten på udskrifterne er som regel ikke i en så høj kvalitet, at regnskabsmaterialet ikke ødelægges, og derfor kan det udfordre overholdes af bogføringsloven såfremt bilagene ikke kan læses i det femte år.